Marcelo Rehder
Estado de S. Paulo
Em plena era digital, a burocracia produz uma quantidade impressionante de papel e alimenta um negócio que cresce sem paralelos no mercado brasileiro. No ano passado, 70 empresas dedicadas a guardar documentos de outras companhias dividiram um faturamento de R$ 1,2 bilhão no País, 20% mais que em 2010. Esse grupo mantém 40 milhões de caixas de papelão de padrão arquivo lotadas de informações de setores como financeiro, hospitalar e jurídico.
Os números são astronômicos. Pelos cálculos da Associação Brasileira de Gestão de Documentos (ABGD), as caixas armazenadas nas empresas do setor guardam algo como 120 bilhões de documentos. Se a papelada fosse enfileirada, daria para fazer 40 viagens de ida e volta para a Lua, cuja distância da Terra é de aproximadamente 385 mil quilômetros.
Além das caixas que congestionam os galpões das firmas especializadas, estima-se que existam mais 50 milhões arquivadas nas empresas e instituições que ainda não terceirizaram a gestão de documentos – a maioria delas de pequeno e médio portes.
Como a burocracia brasileira só cresce, a estimativa é que, para cada caixa destruída, após o término do prazo legal dos documentos, quatro novas são armazenadas.
As empresas são obrigadas a guardar um número gigantesco de papéis como parte de suas operações ou para cumprimento legal. Não existe nenhuma lei que dê subsídios para que as companhias possam digitalizar os documentos e jogar fora o papel, afirma Eduardo Coppola, presidente da ABGD e gerente-geral da Keepers do Brasil, uma das maiores empresas do setor.
“O mercado acabou migrando para TI para prover soluções que facilitem a vida das empresas na consulta e na preservação digital desses documentos”, diz Coppola. Segundo ele, uma empresa com o acervo mal organizado pode levar de uma semana a um mês para achar um documento.
Nas empresas especializadas, o processo é turbinado. O cliente recebe o documento original em até quatro horas, ou leva só cinco segundos para obter a informação via internet. “Mas, se precisar de documento para uma ação, auditoria ou fiscalização, ele tem de ser o original”, lembra Coppola.
A burocracia é tão enraizada na cultura empresarial que nem mesmo a implantação da nota fiscal eletrônica, a partir de 2006, foi capaz de eliminar o papel, embora tenha reduzido o volume de documentos trafegados entre as companhias. Em muitos casos, conta o executivo, as empresas continuam imprimindo e guardando as notas fiscais, apesar de não ser mais obrigatório.
Custos
Além de evitar dores de cabeça, uma administração bem estruturada dos documentos legais permite ganhos de produtividade, com significativa redução de custos.
A empresa paulista de biotecnologia SuperBac percebeu isso no seu caixa. Dedicada a pesquisar e reproduzir bactérias que possam ser usadas em processos industriais ou até em tarefas do dia a dia de forma sustentável, ela não fazia ideia dos ganhos que poderia obter ao terceirizar a guarda e administração dos seus documentos.
Logo de cara, reduziu um gasto fixo de R$ 20 mil por mês, referente à área útil que perdia no escritório para poder abrigar a documentação, para R$ 5 mil, valor pago mensalmente à prestadora do serviço.
Essa não foi a maior vantagem, diz Luiz Chacon Filho, fundador da SuperBac. Segundo ele, o que surpreendeu foi o ganho de tempo obtido com a agilização do processo. “Sem brincadeira, tínhamos casos em que o funcionário levava 15 dias para achar a porcaria de um documento no arquivo morto”, diz. “Hoje, em questão de segundos, tenho a imagem do documento escaneado na tela do computador.”
Outro exemplo é mostrado por uma faculdade paulista que prefere ficar no anonimato. Como num passe de mágica, ela deixou uma situação em que a manutenção de arquivos próprios representava custos, e passou a faturar mais depois que o serviço foi terceirizado.
O problema é que os arquivos ocupavam o espaço físico de cinco salas de aula. Como cada sala comporta cerca de 40 alunos, a um custo unitário de mensalidade ao redor de R$ 1,2 mil, passou a contar com uma receita extra de R$ 240 mil por mês.
“Além de liberar mais espaço para salas de aula, o tempo gasto para localização de documentos, que antes chegava a quase uma semana, agora é de segundos, já que os prontuários foram todos digitalizados”, ressalta um porta-voz da faculdade.