São Paulo, SP 23/7/2020 –
Seguindo recomendação da OMS, autoridades do Brasil e do mundo estabeleceram medidas de isolamento social que mudaram, inclusive, a rotina de profissionais de marketing e comunicação. Pensando nisso, a equipe de marketing do DINO destacou opções que podem agregar em produtividade e organização para uma equipe.
Descoberto no final de 2019 em Wuhan, na China, Coronavírus é uma família de vírus que causam infecções respiratórias, sendo que o seu novo agente é o causador da COVID-19, conforme informações do Ministério da Saúde.
Declarada pandemia pela Organização Mundial da Saúde (OMS) em 11 de março de 2020, o novo Coronavírus já atingiu 160 países, segundo informações da Johns Hopkins University. Desde então, o número de infectados e vítimas fatais por conta da COVID-19 sobe dia após dia.
Conforme recomendação da própria OMS, autoridades do Brasil e do mundo estabeleceram medidas de isolamento social para conter a pandemia do novo Coronavírus, que mudaram — dentre outras coisas — a rotina de profissionais de diversos setores.
Assim, nos últimos meses, empresas de todo o país se viram obrigadas a montar um esquema de home office para continuar suas atividades. Em pesquisa divulgada pelo Valor Econômico em março de 2020, constatou-se que 43% das empresas adotaram o modelo de trabalho remoto.
No setor de marketing e comunicação, por sua vez, a modalidade de trabalho à distância já era conhecida. Por isso mesmo, há ferramentas específicas para as atividades nesses setores. Mas como tornar este novo modelo de trabalho o mais confortável e produtivo o possível?
Pensando nisso, a equipe de marketing do DINO, Divulgador de Notícias Online — agência de notícias corporativas — destacou opções que, em conjunto, podem agregar em produtividade e organização para uma equipe.
1 – Comunicação: palavra de ordem no home office
Quando se está trabalhando à distância, é preciso desenvolver um método de comunicação que funcione para todos da empresa, ou do setor, se for o caso.
“No DINO, utilizamos o Slack que permite envio de textos, arquivos, e chamadas. Para nossa organização, dividimos os setores da empresa em canais e cada mensagem é enviada dentro do canal para leitura dos colaboradores envolvidos com aquele tema. Assim, a comunicação se torna mais assertiva e evitamos o bombardeio de mensagens desnecessárias”, explica Ana Neves, Analista de Marketing do DINO.
Ainda segundo Ana, outras soluções com o mesmo objetivo são o Skype (aplicativo gratuito para chat e videoconferência) e o Google Meet (aplicativo pago para videoconferência com até 250 pessoas).
2 – Colaboração: todos fazendo seu trabalho em conjunto
Com um método de comunicação bem estruturado, o passo seguinte é revisar os processos de produção e aprovação de materiais. “O Google Drive tem se mostrado a melhor solução para isso. No nosso caso, organizamos os arquivos em pastas por setor e tema. Assim, todos têm acesso rápido a qualquer material da empresa”, afirma.
Ainda de acordo com a analista de marketing do DINO, para produção e aprovações a equipe da agência de notícias corporativas utiliza o Google Docs e o Google Slides, onde é possível criar prévias de publicações, conteúdos e anúncios, para aprovação breve por e-mail.
3 – Gerenciar tarefas: organização e entregas no prazo
Todo setor de comunicação e agência devem ter, obrigatoriamente, uma forma de controlar as demandas das equipes, já que sem esse controle é fácil perder o prazo ou esquecer de realizar alguma atividade.
Existem diversos softwares para este objetivo, entre eles o eKyte, que, além de outras funções, atua com a gestão de tarefas de comunicação e de projetos de tecnologia, em fluxos de trabalho pré-configurados. “A ferramenta também oferece estatísticas sobre a produtividade e demandas da equipe, que servem como insights para a gestão estratégica”, acrescenta Ana.
4 – Concentração: elevando a produtividade no trabalho remoto
Quando se fala de home office, é preciso lembrar que cada residência tem suas peculiaridades e população, que convivem na medida do possível. Por isso mesmo, é provável que este recurso não possa ser aplicado por 100% dos trabalhadores.
Para profissionais que trabalham na modalidade de trabalho remoto, porém, a analista de marketing do DINO destaca a dica do “Pomodoro”, técnica de gerenciamento de tempo desenvolvida em 1980 e utilizada até hoje.
“A técnica Pomodoro consiste em utilizar um cronômetro com 25 minutos dedicados à concentração total em determinada tarefa. Neste período, você deve se ausentar das redes sociais e chats, para focar totalmente em apenas uma atividade. Ao concluir este período, você tem o direito de fazer uma pausa de 5 minutos”, esclarece Ana. “O cronômetro pode ser realizado quantas vezes achar necessário ao longo do dia”, acrescenta.
5 – Escritório virtual para sentir-se “na empresa”
Em tempos de distanciamento social por conta da pandemia de COVID-19, o distanciamento físico tem sido um desafio para grande parte dos profissionais que, antes, interagiam e tinham rotinas alinhadas com os demais colegas.
De acordo com Ana, ainda assim, há uma forma de “driblar” o isolamento físico e se sentir dentro de sua própria empresa.
“O projeto Open Source da Resultados Digitais, nomeado de Matrix, é a prova disso. Criado para empresas em regime de home office, o Matrix é um escritório virtual que busca reproduzir a experiência do trabalho presencial. Para isso, cada empresa pode recriar virtualmente sua estrutura física, com salas e espaços onde os colaboradores podem entrar e sair, mostrar onde estão disponíveis e realizar videoconferências”, conta.
Home Office tem prós e contras
Para finalizar, a analista de marketing do DINO observa que o regime de trabalho home office, assim como qualquer mudança, tem seus prós e contras.
“É preciso manter a gestão impecável para que as empresas continuem funcionando com colaboradores produtivos. Em resumo, comunicação, colaboração, gestão, concentração e união são fundamentais para a lucratividade e o bem-estar de empresas e colaboradores”, conclui.
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